代理店との定例ミーティングを、オンラインで済ませるか、対面で行うか。特に決めずになんとなく続けている会社も多いのではないでしょうか。どちらが絶対的に優れているというものではなく、ミーティングの目的によって適した形式は変わります。この記事では、形式に迷ったときの判断軸を紹介します。
この記事のポイント
- ①定型的な確認はオンラインで十分——数字の共有・進捗確認は効率を優先する
- ②重要な意思決定は対面を検討する——契約見直しなど重い議題は対面が向く場合がある
- ③形式より議題の明確化を優先する——何を決めるミーティングかが最も重要
なぜ形式そのものに正解がないのか
オンラインと対面には、それぞれメリットがあります。オンラインは移動時間がなく、効率的に情報共有ができる一方、対面は相手の反応や温度感を感じ取りやすく、深い対話が必要な議題に向いています。どちらか一方が常に正しいわけではなく、ミーティングの目的に応じて使い分けることが本質的な考え方です。
使い分けるための3つの視点
形式に迷ったときは、以下の3つの視点で判断してみてください。
①定型的な確認はオンラインで十分
数字の共有や進捗確認など、あらかじめ議題が決まっている定例ミーティングは、オンラインで効率的に進めて問題ありません。移動時間をかけずに、頻度高く状況を確認できるというメリットのほうが大きい場面です。
②重要な意思決定は対面を検討する
契約内容の見直し、大きな予算の意思決定など、事業にとって重要な判断が絡むミーティングは、対面での実施を検討してください。表情や資料以外のやり取りから得られる情報が、判断の材料になることがあります。
③形式より議題の明確化を優先する
オンラインか対面かで迷う時間があるなら、その前に「このミーティングで何を確認・決定するのか」を明確にすることを優先してください。議題が明確であれば、どちらの形式でも一定の成果を得られますが、議題が曖昧なままだと、形式に関わらず時間だけが過ぎてしまいます。
オンラインか対面かの相談を受けることもありますが、実際に掘り下げてみると、形式の問題ではなく「何を決めるミーティングか」が曖昧なまま進んでいることのほうが多いです。形式を決める前に、議題の解像度を上げることをおすすめしています。
代理店とのミーティング、議題の整理から一緒に進めませんか?
無料相談はこちらミーティングで確認すべき内容と合わせて考える
形式を整えても、確認すべき内容自体が曖昧であれば、ミーティングの質は上がりません。定例ミーティングで聞くべき具体的な質問については、代理店とのミーティングで聞くべき5つの質問もあわせてご覧ください。代理店に任せきりにせず、事業側が主導権を持ってミーティングに臨む考え方については、「事業側のWeb担当」とは?代理店・制作会社・コンサルとの違いをわかりやすく解説もご参照ください。
まとめ
代理店とのミーティングは、「定型的な確認はオンライン」「重要な意思決定は対面」「形式より議題の明確化を優先する」という3つの視点で使い分けてみてください。形式そのものに正解はなく、目的に合わせて選ぶことが重要です。
よくある質問
Q毎回同じ形式に統一したほうがいいですか?
A統一する必要はありません。定例の数字確認はオンライン、契約見直しなどの重要な議題は対面、というように、目的に応じて使い分けることをおすすめします。
Q代理店側からオンラインを提案されたら、応じるべきですか?
A議題の性質次第です。定型的な進捗確認であれば応じて問題ありませんが、重要な意思決定が絡む場合は、対面を希望することも遠慮せず伝えてください。
Q対面のほうが提案を鵜呑みにしにくいというのは本当ですか?
A一概には言えませんが、対面では相手の説明の温度感や資料以外の反応を確認しやすいという声はあります。ただし、鵜呑みにしないための本質的な対策は、形式よりも事前の確認事項の準備です。
Q遠方の代理店の場合、対面はそもそも難しいのですが。
A距離がネックであれば、無理に対面にこだわる必要はありません。オンラインでも、議題を明確にし、資料を事前に共有してもらうことで、対面に近い密度のやり取りは可能です。
Qミーティングの形式より重要なことはありますか?
Aあります。形式よりも、何を確認・決定するミーティングかを事前に明確にしておくことのほうが、成果につながります。形式で迷う前に、議題の準備を優先してください。