代理店に依頼している内容と、実際の請求内容がずれていないか確認する方法

契約当初に依頼した内容と、毎月届く請求書の内容が、いつの間にか少しずつずれていた——という経験はないでしょうか。悪意があってのことではなく、施策の追加や変更が積み重なった結果、依頼範囲と請求内容の対応関係が曖昧になっていくことは珍しくありません。この記事では、専門知識がなくてもできる、依頼内容と請求内容のずれを確認する方法を紹介します。

なぜ請求内容はいつの間にかずれるのか

広告運用は、キャンペーンの追加・停止・予算変更など、日々細かく変化していくものです。運用担当者と請求担当者が社内で別々に動いている代理店の場合、こうした変更がリアルタイムで請求側に共有されず、反映漏れや反映遅れが起きることがあります。多くはミスや情報共有の不足が原因であり、事業側が気づかないまま何ヶ月も続いてしまうことも珍しくありません。

ずれを確認するための3つのポイント

依頼内容と請求内容のずれは、以下の3つのポイントで確認できます。

①最初の依頼内容を書面で確認する

契約時や依頼時に合意した内容(対応範囲、金額、更新頻度など)が、書面やメールで手元に残っているかを確認してください。記録が残っていない場合は、この機会に代理店へ現在の依頼内容を書面で再確認しておくと、今後の照合がしやすくなります。

②増減した施策が反映されているか確認する

途中で追加した施策や、逆に停止した施策が、請求書の内容に正しく反映されているかを確認してください。「先月停止したはずの施策の費用が、まだ請求に含まれている」といったケースは、担当者間の連携ミスで起こりやすい典型例です。

③定期的に照らし合わせる機会を作る

毎月細かく確認する必要はありませんが、四半期に一度など、依頼内容と請求内容をまとめて照らし合わせる機会を、あらかじめ予定に組み込んでおいてください。定期的に確認する習慣があるだけで、ずれが大きくなる前に気づけるようになります。

ずれが見つかったときの伝え方

ずれを見つけても、いきなり不正を疑う姿勢で臨む必要はありません。「請求内容と依頼内容に差異があるようなので、経緯を確認したい」という事実確認の形で問い合わせれば、多くの代理店は誠実に対応してくれます。日頃から代理店とのミーティングで数字を確認する習慣をつけておくと、こうしたずれにも早く気づけます。定例のミーティングで確認すべき内容については、代理店とのミーティングで聞くべき5つの質問もあわせてご覧ください。

自社だけで確認するのが不安な場合

数字の細かい確認作業に自信が持てない、あるいはその時間が取れないという方も少なくありません。そうした場合は、事業目線で請求内容と依頼内容の突き合わせを一緒に行ってくれる第三者(事業側のWeb担当)に相談することも、有効な選択肢のひとつです。

まとめ

代理店への依頼内容と請求内容がずれていないかは、「最初の依頼内容を書面で確認する」「増減した施策が反映されているか確認する」「定期的に照らし合わせる機会を作る」の3つで確認できます。細かい確認を定期的な習慣にすることが、健全な取引関係を保つ近道です。

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