制作会社にサイト制作やリニューアルを依頼する際、口頭の説明だけで進めると、見積もりの精度が下がったり、後から認識のズレが起きたりしがちです。この記事では、依頼書(RFP)に盛り込むべき基本項目をテンプレート形式で解説します。
この記事のポイント
- ①依頼書があると見積もりの精度が上がる——複数社を同じ条件で比較しやすくなる
- ②分厚い資料である必要はない——目的・課題・予算感・スケジュールが伝われば十分
- ③予算感は正直に伝えた方がよい——規模感のズレた提案を防げる
依頼書(RFP)に盛り込むべき基本項目
以下の項目を整理しておくと、制作会社に依頼する際の精度が大きく上がります。
- 目的:何のためにサイトを作る・リニューアルするのか(問い合わせ増加、ブランディング刷新など)
- 現状の課題:今のサイトのどこに課題を感じているか
- ターゲット:誰に見てもらいたいサイトか
- 要望・必須要件:絶対に外せない機能やデザインの要望
- 予算感:おおよその予算の目安
- スケジュール:公開希望時期、決裁のタイミング
- 参考サイト:イメージに近い他社サイトの例(あれば)
- 問い合わせ窓口:社内の担当者・連絡先
依頼書を作る際の考え方
①分厚い資料である必要はない
A4数枚程度で、上記の項目が伝わる分量で十分です。凝った資料を作る時間がなければ、箇条書きでも構いません。重要なのは、必要な情報が漏れなく伝わることです。
②予算感は正直に伝える
予算を伝えないと、制作会社側も提案の規模感を調整しづらく、大きくずれた見積もりが出てくることがあります。おおよその目安だけでも伝えることをおすすめします。
依頼書を作る過程そのものが、実は自社の課題を整理する良い機会になります。「何のために作るのか」を言語化する作業に時間をかけるほど、その後の制作会社とのやり取りがスムーズになると感じています。
依頼書の作成、一緒に整理しませんか?
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そもそもサイトをリニューアルすべきタイミングについては、コーポレートサイトのリニューアル、判断すべきタイミングとはもあわせてご覧ください。この記事は、リニューアルを決めた後の「依頼の仕方」に焦点を当てています。
それでも判断がつかない場合
依頼書の内容や制作会社への伝え方を、自社だけで整理するのが難しい場合は、事業目線で一緒に整理してくれる第三者(事業側のWeb担当)に相談することも、有効な選択肢のひとつです。
まとめ
制作会社への依頼書は、目的・現状の課題・要望・予算感・スケジュールをまとめるだけで十分です。分厚い資料を作る必要はなく、必要な情報を漏れなく伝えることが、精度の高い見積もりと認識のズレのない依頼につながります。
よくある質問
Q依頼書(RFP)は必ず用意しなければいけませんか?
A必須ではありませんが、用意しておくことで複数社から精度の高い見積もりを得やすくなり、依頼後の認識のズレも防ぎやすくなります。
Q依頼書に予算感を書いてもいいですか?
A書いておくことをおすすめします。予算感を伝えないと、制作会社側も提案の規模感を調整しづらく、大きくずれた見積もりが出てくることがあります。
Q依頼書のボリュームはどのくらいが適切ですか?
AA4数枚程度で、目的・現状の課題・要望・予算感・スケジュールが伝わる分量で十分です。分厚い資料である必要はありません。
Q依頼書を作る時間がない場合はどうすればいいですか?
A簡易的な箇条書きでも構いません。まずは目的と現状の課題だけでも整理して伝えることで、制作会社側の理解度は大きく変わります。
Q依頼書を作る際、誰かに相談した方がいいですか?
A自社だけで作成するのが難しい場合は、事業目線で整理を手伝ってくれる第三者に相談することも有効な選択肢です。